IT-Projekt & Management
Projektmanagement
Projektmanagement
Dozent: Nico Assmus
Übersicht
- Was ist Projektmanagement?
- Stakeholder
- Arten von Stakeholdern
- Organisationsformen
Was ist Projektmanagement
- DIN69901
- Gesamtheit von
- Führungsaufgaben
- Führungsorganisation
- Führungstechniken
- Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.
Was ist Projektmanagement
- Projektinitialisierung
- Projektidee konkretisieren und mit Informationen anzureichern
- Entscheidungsgrundlage, ob es sich lohnt dieses Projekt durchzuführen oder andere bevorzugt werden
- endet mit Projektauftrag / Projektfreigabe
Was ist Projektmanagement
- Projektplanung
- Was ist alles notwendig, um das Projektziel zu erreichen
- Projektstrukturplan (PSP) als Entwicklungs- und Darstellungsinstrument für die Aufgabenbestimmung
- daraus ergeben sich Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung
Was ist Projektmanagement
- Projektsteuerung
- Projekt auf Kurs halten ggf. Planungsanpassung
- Sammeln von relevanten Informationen für den Projektstatus und Vergleichen mit den Planwerten
- Bei Abweichungen Ursachenforschung und Steuerungsmaßnahmen notwendig
Was ist Projektmanagement
- Projektführung
- Schaffung, Erhaltung und Weiterentwicklung des Projektteams
- Führungsqualitäten (Leadership- Fähigkeiten)
- Umgang mit Menschen zentraler Baustein für Projekterfolg
Was ist Projektmanagement
- Projektmarketing
- Alle Aktivitäten für den Verkauf des Projekts
- zweckmäßiges Marketing und Stakeholdermanagement entscheidender Erfolgsfaktor
Was ist Projektmanagement
- Projektinformation und -dokumentation
- gute Informationspolitik sehr wichtig
- sowohl nach oben als auch nach unten
- Projektdokumentation um Projektverlauf festzuhalten (Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse)
- Lösungskonzepte und Evaluationsberichte ebenfalls enthalten
Was ist Projektmanagement
- Projektabschluss
- Alle Aufgaben für die Übergabe des Projektes an den Auftraggeber
- Auflösen des Teams und Sicherstellen der weiteren Betreuung des Projektresultats
- Analyse des Projektes(Lessons Learned)
Stakeholder
- Stake (engl.) = Ansprüche / Erwartungen
- Haben Erwartungen und Ansprüche an ein Unternehmen
- Kooperieren mit Unternehmen da Sie auch von ihm profitieren
- Verschiedene Arten von Stakeholdern
Arten von Stakeholdern
- Kapitalgeber (Zinsen, Erträge)
- Mitarbeiter (Arbeitsplätze, Löhne, Zulagen)
- Lieferanten (Absatz der Produkte und Dienstleistungen)
- Kunden (Nutzen der Produkte bzw. Dienstleistungen
Arten von Stakeholdern
- Kommunen und Behörden (Steuereinnahmen, Sozialleistungen)
- Mitbewerber (Kooperationen)
- Wirtschaftsorganisationen
Organisationsformen
- Einlinienorganisation
- Stablinienorganisation
- Mehrlinienorganisation
- Matrixorganisation
Einlinienorganisation
- Jede untergeordnete Stelle hat eine übergeordnete Stelle
- Somit klare Zuständigkeiten und Überschaubar
- Lange Weisungs- und Informationswege, mangelnde Flexibilität, zahlreiche Schnittstellen und Übermittlungsfehler
Einlinienorganisation
Stablinienorganisation
- Einlinienorganisation mit Stabsstellen
- Dienen zur Entlastung mit Beraterfunktion
- Keine Weisungsbefugnis
- Ebenfalls lange Kommunikationswege
- Kompetenzkonflikte mit anderen Instanzen
Stablinienorganisation
Mehrlinienorganisation
- Untergeordnete Stelle kann von mehreren Instanzen Weisungen erhalten
- Mitarbeiter flexibel einsetzbar
- Betonung der Fachautorität
- Zuständigkeitsabgrenzung problematisch
- Überforderung der Mitarbeiter
Mehrlinienorganisation
Matrixorganisation
- Weiterentwicklung des Mehrliniensystems
- Jede Stelle von 2 Instanzen geführt
- Teamarbeit gefördert
- Unterstützt so Produkt- und Geschäftsprozessorientierung
- Streitigkeiten bei den Zuständigkeiten
Matrixorganisation
Quellen
- Dokument: Projektmanagement
- ID: 134
Projektmanagement und Projektdefinitionen
Das Projekt
Dozent: Nico Assmus
Übersicht
- Projektdefinition
- Merkmale eines Projekts
- Projektstruktur
- Phasen / Meilensteine eines Projekts
- Projektziele
- Projektarten
Projektdefinition
- DIN69901
- Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Merkmale eines Projekts
- Einmaligkeit
- Zielvorgaben
- Zeitliche, personelle, finanzielle oder andere
Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Projekten
- Projektspezifische Organisation
Projektstruktur
- Abhängig von Art und Umfang des Projektes
- 1 Person für Management und
Durchführung in kleineren Projekten
- Mittlere und große Projekte haben eine andere Struktur Projektstruktur
Projektstruktur
- Lenkungsausschuss:
- Erteilung des Projektauftrages und
Freigabe der Projektziele und -planung
- Verfolgt Projektfortschritt
- Legt Projektprioritäten fest
- Trifft Grundsatzentscheidungen im
Projektablauf
Projektstruktur
- Projektleitung:
- Berichtet dem Projektausschuss
- Zuständig für das Projektmanagement
- Teilprojekte können Teilprojektleiter haben
Projektstruktur
- Projektteam:
- Arbeiten am Projekt
- Geben Probleme an Projektleitung weiter
Projektphasen
- Projekt zeitlich zu strukturieren
- Zur Erhaltung der Übersicht
- Jede Phase in einem abgeschlossenen
Zeitraum
- Unterschiedliche Gestaltung der Phasen abhängig vom Auftrag, Größe oder Branche
Projektphasen
- Projektstart
- Projektplanung
- Projektdurchführung
- Projektkontrolle
- Projektabschluss
Projektphasen / Meilensteine
- Meilensteine am Ende jeder Phase
(Hauptmeilensteine)
- Zusätzliche (Zwischen) Meilensteine je nach
Projektgröße möglich
- Sind auch Entscheidungspunkte
- 3 Entscheidungsmöglichkeiten: Projektphasen / Meilensteine
- Entscheidungsmöglichkeit:
Alle bisherigen Aktivitäten befinden sich im vorgegebenen Zeitplan und somit kann die Phase abgeschlossen werden und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden. Projektphasen / Meilensteine 2. Entscheidungsmöglichkeit:
Einige Aktivitäten weisen in den relevanten Größen (Kosten, Termine, Ergebnisse) Abweichungen auf und müssen nachgebessert werden um die Phase abschließen zu können. Projektphasen / Meilensteine 3. Entscheidungsmöglichkeit:
Es sind Ergebnisse eingetreten, die eine sinnvolle Projektfortsetzung unmöglich erscheinen lassen, das Projekt wird gestoppt und ggf. ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen völlig neu aufgestellt
Projektphase - Start
- Bewerten des Bedarfs und Nutzen des
Projekts
- Projektinitiierung wenn Bewertung positiv
- Projektleiter und -team festgelegt
- Projektauftrag liegt vor
- Start des Projekts mit Kick-off Meeting
Projektphase - Planung
- Start eigentlich auch vor dem eigentlichen
Projektstart möglich
- Inhalt, Budget, Ressourcen, Qualität, Risiko,
Kommunikation sind Planungsgegenstände
- Planen durch Projektleiter und sein Team
Projektphase - Durchführung
- Planungsteil nimmt ab
- Änderungswünsche auf Machbarkeit
überprüft
- Änderung fließen ins Projekt ein
- Kommunikation sehr intensiv
- Regelmäßige Meetings
Projektphase - Kontrolle
- Parallel zur Durchführungsphase
- Projektleiter überwacht alles
- Einhaltung des Budgets, Termineinhaltung, priorisierte Aufgaben, löst
Ressourcenkonflikte
- Projektleiter entscheidet Aufgabenabschluss
Projektphase - Abschluss
- Übergabe aller benötigten Unterlagen und
dem Produkt
- Kundendokumentation, Protokolle usw.
- Interner Abschluss mit Abschlussbericht, Evaluation des Projektablaufes, Archivieren
der Projektunterlagen
- Wertschätzen der Arbeit des Projektteams
Projektziele
- Ziel ist angestrebter Soll-Zustand
- Notwendig für Koordination, Motivation oder
die Erfolgskontrolle (Soll-Ist-Vergleich)
- Formulierung der Ziele mit S.M.A.R.T – Analyse als Hilfsmittel
Projektziele
- Specific (Spezifisch)
- Measureable (Messbar)
- Achievable (Akzeptiert)
- Reasonable (Realistisch)
- Time-bound (Terminiert)
Projektziele
- Spezifisch:
- So klar und konkret wie möglich definieren
- Wer wird benötigt zur Zielerreichung?
- Wann soll das Ziel erreicht werden?
- Was genau soll erreicht werden?
- Warum soll das Ziel erreicht werden?
- Welche Hürden können auftreten?
Projektziele
- Messbar:
- Messbaren Kriterien (Kennzahlen, Mengen
oder Einhaltung von Standards/Normen)
-
Ungünstige Formulierungen:
-
“möglichst niedrige Kosten”
-
“Erhöhung der Qualität”
-
“Ausbau des Marktanteiles”
Projektziele
- Akzeptiert:
- Steht auch für „angemessen“ oder attraktiv
- Ziel soll sinnvoll und motivierend sein
- Somit ziehen alle an einem Strang
- Gutes Gefühl beim Verfolgen des Ziels
Projektziele
- Realistisch:
- Realistische Vorgehensweise und Ziele
- Keine utopischen Ziele setzen
- So Verhinderung von Frustration
- Motivation erhalten
Projektziele
- Terminiert:
- Zeitlichen Rahmen definieren (Deadline)
- Terminierung ist auch Kontrollpunkt, ob
das vorgegebene Ziel erreicht wurde
Projektarten
- Bau- und Investitionsprojekte (Bauvorhaben
o. Fabrikerweiterung)
- (F&E-) Projekte (Prototyp oder Medizin)
- Organisationsprojekte (Start-up)
- IT-Projekte (Software oder IT-Infrastruktur)
- Marketingprojekte (Kundenevents) Wissenstest
Lösungen
- Richtig: B, C, D, E, F, G, H, I, J
Quellen
- Dokument: Projektmanagement und Projektdefinitionen
- ID: 135