# IT-Projekt & Management # Projektmanagement **Projektmanagement** **Dozent: Nico Assmus** **Übersicht** - Was ist Projektmanagement? - Stakeholder - Arten von Stakeholdern - Organisationsformen **Was ist Projektmanagement** - DIN69901 - Gesamtheit von - Führungsaufgaben - Führungsorganisation - Führungstechniken - Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes. **Was ist Projektmanagement** - Projektinitialisierung - Projektidee konkretisieren und mit Informationen anzureichern - Entscheidungsgrundlage, ob es sich lohnt dieses Projekt durchzuführen oder andere bevorzugt werden - endet mit Projektauftrag / Projektfreigabe **Was ist Projektmanagement** - Projektplanung - Was ist alles notwendig, um das Projektziel zu erreichen - Projektstrukturplan (PSP) als Entwicklungs- und Darstellungsinstrument für die Aufgabenbestimmung - daraus ergeben sich Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung **Was ist Projektmanagement** - Projektsteuerung - Projekt auf Kurs halten ggf. Planungsanpassung - Sammeln von relevanten Informationen für den Projektstatus und Vergleichen mit den Planwerten - Bei Abweichungen Ursachenforschung und Steuerungsmaßnahmen notwendig **Was ist Projektmanagement** - Projektführung - Schaffung, Erhaltung und Weiterentwicklung des Projektteams - Führungsqualitäten (Leadership- Fähigkeiten) - Umgang mit Menschen zentraler Baustein für Projekterfolg **Was ist Projektmanagement** - Projektmarketing - Alle Aktivitäten für den Verkauf des Projekts - zweckmäßiges Marketing und Stakeholdermanagement entscheidender Erfolgsfaktor **Was ist Projektmanagement** - Projektinformation und -dokumentation - gute Informationspolitik sehr wichtig - sowohl nach oben als auch nach unten - Projektdokumentation um Projektverlauf festzuhalten (Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse) - Lösungskonzepte und Evaluationsberichte ebenfalls enthalten **Was ist Projektmanagement** - Projektabschluss - Alle Aufgaben für die Übergabe des Projektes an den Auftraggeber - Auflösen des Teams und Sicherstellen der weiteren Betreuung des Projektresultats - Analyse des Projektes(Lessons Learned) **Stakeholder** - Stake (engl.) = Ansprüche / Erwartungen - Haben Erwartungen und Ansprüche an ein Unternehmen - Kooperieren mit Unternehmen da Sie auch von ihm profitieren - Verschiedene Arten von Stakeholdern **Arten von Stakeholdern** - Kapitalgeber (Zinsen, Erträge) - Mitarbeiter (Arbeitsplätze, Löhne, Zulagen) - Lieferanten (Absatz der Produkte und Dienstleistungen) - Kunden (Nutzen der Produkte bzw. Dienstleistungen **Arten von Stakeholdern** - Kommunen und Behörden (Steuereinnahmen, Sozialleistungen) - Mitbewerber (Kooperationen) - Wirtschaftsorganisationen **Organisationsformen** - Einlinienorganisation - Stablinienorganisation - Mehrlinienorganisation - Matrixorganisation **Einlinienorganisation** - Jede untergeordnete Stelle hat eine übergeordnete Stelle - Somit klare Zuständigkeiten und Überschaubar - Lange Weisungs- und Informationswege, mangelnde Flexibilität, zahlreiche Schnittstellen und Übermittlungsfehler **Einlinienorganisation** **Stablinienorganisation** - Einlinienorganisation mit Stabsstellen - Dienen zur Entlastung mit Beraterfunktion - Keine Weisungsbefugnis - Ebenfalls lange Kommunikationswege - Kompetenzkonflikte mit anderen Instanzen **Stablinienorganisation** **Mehrlinienorganisation** - Untergeordnete Stelle kann von mehreren Instanzen Weisungen erhalten - Mitarbeiter flexibel einsetzbar - Betonung der Fachautorität - Zuständigkeitsabgrenzung problematisch - Überforderung der Mitarbeiter **Mehrlinienorganisation** **Matrixorganisation** - Weiterentwicklung des Mehrliniensystems - Jede Stelle von 2 Instanzen geführt - Teamarbeit gefördert - Unterstützt so Produkt- und Geschäftsprozessorientierung - Streitigkeiten bei den Zuständigkeiten **Matrixorganisation** --- **Quellen** - Dokument: Projektmanagement - ID: 134 # Projektmanagement und Projektdefinitionen Das Projekt Dozent: Nico Assmus **Übersicht** - Projektdefinition - Merkmale eines Projekts - Projektstruktur - Phasen / Meilensteine eines Projekts - Projektziele - Projektarten **Projektdefinition** - DIN69901 - Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. **Merkmale eines Projekts** - Einmaligkeit - Zielvorgaben - Zeitliche, personelle, finanzielle oder andere **Begrenzungen** - Abgrenzung gegenüber anderen Projekten - Projektspezifische Organisation **Projektstruktur** - Abhängig von Art und Umfang des Projektes - 1 Person für Management und **Durchführung in kleineren Projekten** - Mittlere und große Projekte haben eine andere Struktur Projektstruktur **Projektstruktur** - Lenkungsausschuss: - Erteilung des Projektauftrages und **Freigabe der Projektziele und -planung** - Verfolgt Projektfortschritt - Legt Projektprioritäten fest - Trifft Grundsatzentscheidungen im **Projektablauf** **Projektstruktur** - Projektleitung: - Berichtet dem Projektausschuss - Zuständig für das Projektmanagement - Teilprojekte können Teilprojektleiter haben **Projektstruktur** - Projektteam: - Arbeiten am Projekt - Geben Probleme an Projektleitung weiter **Projektphasen** - Projekt zeitlich zu strukturieren - Zur Erhaltung der Übersicht - Jede Phase in einem abgeschlossenen **Zeitraum** - Unterschiedliche Gestaltung der Phasen abhängig vom Auftrag, Größe oder Branche **Projektphasen** - Projektstart - Projektplanung - Projektdurchführung - Projektkontrolle - Projektabschluss **Projektphasen / Meilensteine** - Meilensteine am Ende jeder Phase **(Hauptmeilensteine)** - Zusätzliche (Zwischen) Meilensteine je nach **Projektgröße möglich** - Sind auch Entscheidungspunkte - 3 Entscheidungsmöglichkeiten: Projektphasen / Meilensteine 1. Entscheidungsmöglichkeit: Alle bisherigen Aktivitäten befinden sich im vorgegebenen Zeitplan und somit kann die Phase abgeschlossen werden und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden. Projektphasen / Meilensteine 2. Entscheidungsmöglichkeit: Einige Aktivitäten weisen in den relevanten Größen (Kosten, Termine, Ergebnisse) Abweichungen auf und müssen nachgebessert werden um die Phase abschließen zu können. Projektphasen / Meilensteine 3. Entscheidungsmöglichkeit: Es sind Ergebnisse eingetreten, die eine sinnvolle Projektfortsetzung unmöglich erscheinen lassen, das Projekt wird gestoppt und ggf. ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen völlig neu aufgestellt **Projektphase - Start** - Bewerten des Bedarfs und Nutzen des **Projekts** - Projektinitiierung wenn Bewertung positiv - Projektleiter und -team festgelegt - Projektauftrag liegt vor - Start des Projekts mit Kick-off Meeting **Projektphase - Planung** - Start eigentlich auch vor dem eigentlichen **Projektstart möglich** - Inhalt, Budget, Ressourcen, Qualität, Risiko, **Kommunikation sind Planungsgegenstände** - Planen durch Projektleiter und sein Team **Projektphase - Durchführung** - Planungsteil nimmt ab - Änderungswünsche auf Machbarkeit **überprüft** - Änderung fließen ins Projekt ein - Kommunikation sehr intensiv - Regelmäßige Meetings **Projektphase - Kontrolle** - Parallel zur Durchführungsphase - Projektleiter überwacht alles - Einhaltung des Budgets, Termineinhaltung, priorisierte Aufgaben, löst **Ressourcenkonflikte** - Projektleiter entscheidet Aufgabenabschluss **Projektphase - Abschluss** - Übergabe aller benötigten Unterlagen und **dem Produkt** - Kundendokumentation, Protokolle usw. - Interner Abschluss mit Abschlussbericht, Evaluation des Projektablaufes, Archivieren **der Projektunterlagen** - Wertschätzen der Arbeit des Projektteams **Projektziele** - Ziel ist angestrebter Soll-Zustand - Notwendig für Koordination, Motivation oder **die Erfolgskontrolle (Soll-Ist-Vergleich)** - Formulierung der Ziele mit S.M.A.R.T – Analyse als Hilfsmittel **Projektziele** - Specific (Spezifisch) - Measureable (Messbar) - Achievable (Akzeptiert) - Reasonable (Realistisch) - Time-bound (Terminiert) **Projektziele** - Spezifisch: - So klar und konkret wie möglich definieren - Wer wird benötigt zur Zielerreichung? - Wann soll das Ziel erreicht werden? - Was genau soll erreicht werden? - Warum soll das Ziel erreicht werden? - Welche Hürden können auftreten? **Projektziele** - Messbar: - Messbaren Kriterien (Kennzahlen, Mengen **oder Einhaltung von Standards/Normen)** - Ungünstige Formulierungen: - “möglichst niedrige Kosten” - “Erhöhung der Qualität” - “Ausbau des Marktanteiles” **Projektziele** - Akzeptiert: - Steht auch für „angemessen“ oder attraktiv - Ziel soll sinnvoll und motivierend sein - Somit ziehen alle an einem Strang - Gutes Gefühl beim Verfolgen des Ziels **Projektziele** - Realistisch: - Realistische Vorgehensweise und Ziele - Keine utopischen Ziele setzen - So Verhinderung von Frustration - Motivation erhalten **Projektziele** - Terminiert: - Zeitlichen Rahmen definieren (Deadline) - Terminierung ist auch Kontrollpunkt, ob **das vorgegebene Ziel erreicht wurde** **Projektarten** - Bau- und Investitionsprojekte (Bauvorhaben **o. Fabrikerweiterung)** - (F&E-) Projekte (Prototyp oder Medizin) - Organisationsprojekte (Start-up) - IT-Projekte (Software oder IT-Infrastruktur) - Marketingprojekte (Kundenevents) Wissenstest **Lösungen** - Richtig: B, C, D, E, F, G, H, I, J --- **Quellen** - Dokument: Projektmanagement und Projektdefinitionen - ID: 135