IT-Projekt & Management Projektmanagement Projektmanagement Dozent: Nico Assmus Übersicht Was ist Projektmanagement? Stakeholder Arten von Stakeholdern Organisationsformen Was ist Projektmanagement DIN69901 Gesamtheit von Führungsaufgaben Führungsorganisation Führungstechniken Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes. Was ist Projektmanagement Projektinitialisierung Projektidee konkretisieren und mit Informationen anzureichern Entscheidungsgrundlage, ob es sich lohnt dieses Projekt durchzuführen oder andere bevorzugt werden endet mit Projektauftrag / Projektfreigabe Was ist Projektmanagement Projektplanung Was ist alles notwendig, um das Projektziel zu erreichen Projektstrukturplan (PSP) als Entwicklungs- und Darstellungsinstrument für die Aufgabenbestimmung daraus ergeben sich Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung Was ist Projektmanagement Projektsteuerung Projekt auf Kurs halten ggf. Planungsanpassung Sammeln von relevanten Informationen für den Projektstatus und Vergleichen mit den Planwerten Bei Abweichungen Ursachenforschung und Steuerungsmaßnahmen notwendig Was ist Projektmanagement Projektführung Schaffung, Erhaltung und Weiterentwicklung des Projektteams Führungsqualitäten (Leadership- Fähigkeiten) Umgang mit Menschen zentraler Baustein für Projekterfolg Was ist Projektmanagement Projektmarketing Alle Aktivitäten für den Verkauf des Projekts zweckmäßiges Marketing und Stakeholdermanagement entscheidender Erfolgsfaktor Was ist Projektmanagement Projektinformation und -dokumentation gute Informationspolitik sehr wichtig sowohl nach oben als auch nach unten Projektdokumentation um Projektverlauf festzuhalten (Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse) Lösungskonzepte und Evaluationsberichte ebenfalls enthalten Was ist Projektmanagement Projektabschluss Alle Aufgaben für die Übergabe des Projektes an den Auftraggeber Auflösen des Teams und Sicherstellen der weiteren Betreuung des Projektresultats Analyse des Projektes(Lessons Learned) Stakeholder Stake (engl.) = Ansprüche / Erwartungen Haben Erwartungen und Ansprüche an ein Unternehmen Kooperieren mit Unternehmen da Sie auch von ihm profitieren Verschiedene Arten von Stakeholdern Arten von Stakeholdern Kapitalgeber (Zinsen, Erträge) Mitarbeiter (Arbeitsplätze, Löhne, Zulagen) Lieferanten (Absatz der Produkte und Dienstleistungen) Kunden (Nutzen der Produkte bzw. Dienstleistungen Arten von Stakeholdern Kommunen und Behörden (Steuereinnahmen, Sozialleistungen) Mitbewerber (Kooperationen) Wirtschaftsorganisationen Organisationsformen Einlinienorganisation Stablinienorganisation Mehrlinienorganisation Matrixorganisation Einlinienorganisation Jede untergeordnete Stelle hat eine übergeordnete Stelle Somit klare Zuständigkeiten und Überschaubar Lange Weisungs- und Informationswege, mangelnde Flexibilität, zahlreiche Schnittstellen und Übermittlungsfehler Einlinienorganisation Stablinienorganisation Einlinienorganisation mit Stabsstellen Dienen zur Entlastung mit Beraterfunktion Keine Weisungsbefugnis Ebenfalls lange Kommunikationswege Kompetenzkonflikte mit anderen Instanzen Stablinienorganisation Mehrlinienorganisation Untergeordnete Stelle kann von mehreren Instanzen Weisungen erhalten Mitarbeiter flexibel einsetzbar Betonung der Fachautorität Zuständigkeitsabgrenzung problematisch Überforderung der Mitarbeiter Mehrlinienorganisation Matrixorganisation Weiterentwicklung des Mehrliniensystems Jede Stelle von 2 Instanzen geführt Teamarbeit gefördert Unterstützt so Produkt- und Geschäftsprozessorientierung Streitigkeiten bei den Zuständigkeiten Matrixorganisation Quellen Dokument: Projektmanagement ID: 134 Projektmanagement und Projektdefinitionen Das Projekt Dozent: Nico Assmus Übersicht Projektdefinition Merkmale eines Projekts Projektstruktur Phasen / Meilensteine eines Projekts Projektziele Projektarten Projektdefinition DIN69901 Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Merkmale eines Projekts Einmaligkeit Zielvorgaben Zeitliche, personelle, finanzielle oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Projekten Projektspezifische Organisation Projektstruktur Abhängig von Art und Umfang des Projektes 1 Person für Management und Durchführung in kleineren Projekten Mittlere und große Projekte haben eine andere Struktur Projektstruktur Projektstruktur Lenkungsausschuss: Erteilung des Projektauftrages und Freigabe der Projektziele und -planung Verfolgt Projektfortschritt Legt Projektprioritäten fest Trifft Grundsatzentscheidungen im Projektablauf Projektstruktur Projektleitung: Berichtet dem Projektausschuss Zuständig für das Projektmanagement Teilprojekte können Teilprojektleiter haben Projektstruktur Projektteam: Arbeiten am Projekt Geben Probleme an Projektleitung weiter Projektphasen Projekt zeitlich zu strukturieren Zur Erhaltung der Übersicht Jede Phase in einem abgeschlossenen Zeitraum Unterschiedliche Gestaltung der Phasen abhängig vom Auftrag, Größe oder Branche Projektphasen Projektstart Projektplanung Projektdurchführung Projektkontrolle Projektabschluss Projektphasen / Meilensteine Meilensteine am Ende jeder Phase (Hauptmeilensteine) Zusätzliche (Zwischen) Meilensteine je nach Projektgröße möglich Sind auch Entscheidungspunkte 3 Entscheidungsmöglichkeiten: Projektphasen / Meilensteine Entscheidungsmöglichkeit: Alle bisherigen Aktivitäten befinden sich im vorgegebenen Zeitplan und somit kann die Phase abgeschlossen werden und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden. Projektphasen / Meilensteine 2. Entscheidungsmöglichkeit: Einige Aktivitäten weisen in den relevanten Größen (Kosten, Termine, Ergebnisse) Abweichungen auf und müssen nachgebessert werden um die Phase abschließen zu können. Projektphasen / Meilensteine 3. Entscheidungsmöglichkeit: Es sind Ergebnisse eingetreten, die eine sinnvolle Projektfortsetzung unmöglich erscheinen lassen, das Projekt wird gestoppt und ggf. ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen völlig neu aufgestellt Projektphase - Start Bewerten des Bedarfs und Nutzen des Projekts Projektinitiierung wenn Bewertung positiv Projektleiter und -team festgelegt Projektauftrag liegt vor Start des Projekts mit Kick-off Meeting Projektphase - Planung Start eigentlich auch vor dem eigentlichen Projektstart möglich Inhalt, Budget, Ressourcen, Qualität, Risiko, Kommunikation sind Planungsgegenstände Planen durch Projektleiter und sein Team Projektphase - Durchführung Planungsteil nimmt ab Änderungswünsche auf Machbarkeit überprüft Änderung fließen ins Projekt ein Kommunikation sehr intensiv Regelmäßige Meetings Projektphase - Kontrolle Parallel zur Durchführungsphase Projektleiter überwacht alles Einhaltung des Budgets, Termineinhaltung, priorisierte Aufgaben, löst Ressourcenkonflikte Projektleiter entscheidet Aufgabenabschluss Projektphase - Abschluss Übergabe aller benötigten Unterlagen und dem Produkt Kundendokumentation, Protokolle usw. Interner Abschluss mit Abschlussbericht, Evaluation des Projektablaufes, Archivieren der Projektunterlagen Wertschätzen der Arbeit des Projektteams Projektziele Ziel ist angestrebter Soll-Zustand Notwendig für Koordination, Motivation oder die Erfolgskontrolle (Soll-Ist-Vergleich) Formulierung der Ziele mit S.M.A.R.T – Analyse als Hilfsmittel Projektziele Specific (Spezifisch) Measureable (Messbar) Achievable (Akzeptiert) Reasonable (Realistisch) Time-bound (Terminiert) Projektziele Spezifisch: So klar und konkret wie möglich definieren Wer wird benötigt zur Zielerreichung? Wann soll das Ziel erreicht werden? Was genau soll erreicht werden? Warum soll das Ziel erreicht werden? Welche Hürden können auftreten? Projektziele Messbar: Messbaren Kriterien (Kennzahlen, Mengen oder Einhaltung von Standards/Normen) Ungünstige Formulierungen: “möglichst niedrige Kosten” “Erhöhung der Qualität” “Ausbau des Marktanteiles” Projektziele Akzeptiert: Steht auch für „angemessen“ oder attraktiv Ziel soll sinnvoll und motivierend sein Somit ziehen alle an einem Strang Gutes Gefühl beim Verfolgen des Ziels Projektziele Realistisch: Realistische Vorgehensweise und Ziele Keine utopischen Ziele setzen So Verhinderung von Frustration Motivation erhalten Projektziele Terminiert: Zeitlichen Rahmen definieren (Deadline) Terminierung ist auch Kontrollpunkt, ob das vorgegebene Ziel erreicht wurde Projektarten Bau- und Investitionsprojekte (Bauvorhaben o. Fabrikerweiterung) (F&E-) Projekte (Prototyp oder Medizin) Organisationsprojekte (Start-up) IT-Projekte (Software oder IT-Infrastruktur) Marketingprojekte (Kundenevents) Wissenstest Lösungen Richtig: B, C, D, E, F, G, H, I, J Quellen Dokument: Projektmanagement und Projektdefinitionen ID: 135