Projektmanagement und Projektdefinitionen Das Projekt Dozent: Nico Assmus Übersicht Projektdefinition Merkmale eines Projekts Projektstruktur Phasen / Meilensteine eines Projekts Projektziele Projektarten Projektdefinition DIN69901 Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Merkmale eines Projekts Einmaligkeit Zielvorgaben Zeitliche, personelle, finanzielle oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Projekten Projektspezifische Organisation Projektstruktur Abhängig von Art und Umfang des Projektes 1 Person für Management und Durchführung in kleineren Projekten Mittlere und große Projekte haben eine andere Struktur Projektstruktur Projektstruktur Lenkungsausschuss: Erteilung des Projektauftrages und Freigabe der Projektziele und -planung Verfolgt Projektfortschritt Legt Projektprioritäten fest Trifft Grundsatzentscheidungen im Projektablauf Projektstruktur Projektleitung: Berichtet dem Projektausschuss Zuständig für das Projektmanagement Teilprojekte können Teilprojektleiter haben Projektstruktur Projektteam: Arbeiten am Projekt Geben Probleme an Projektleitung weiter Projektphasen Projekt zeitlich zu strukturieren Zur Erhaltung der Übersicht Jede Phase in einem abgeschlossenen Zeitraum Unterschiedliche Gestaltung der Phasen abhängig vom Auftrag, Größe oder Branche Projektphasen Projektstart Projektplanung Projektdurchführung Projektkontrolle Projektabschluss Projektphasen / Meilensteine Meilensteine am Ende jeder Phase (Hauptmeilensteine) Zusätzliche (Zwischen) Meilensteine je nach Projektgröße möglich Sind auch Entscheidungspunkte 3 Entscheidungsmöglichkeiten: Projektphasen / Meilensteine Entscheidungsmöglichkeit: Alle bisherigen Aktivitäten befinden sich im vorgegebenen Zeitplan und somit kann die Phase abgeschlossen werden und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden. Projektphasen / Meilensteine 2. Entscheidungsmöglichkeit: Einige Aktivitäten weisen in den relevanten Größen (Kosten, Termine, Ergebnisse) Abweichungen auf und müssen nachgebessert werden um die Phase abschließen zu können. Projektphasen / Meilensteine 3. Entscheidungsmöglichkeit: Es sind Ergebnisse eingetreten, die eine sinnvolle Projektfortsetzung unmöglich erscheinen lassen, das Projekt wird gestoppt und ggf. ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen völlig neu aufgestellt Projektphase - Start Bewerten des Bedarfs und Nutzen des Projekts Projektinitiierung wenn Bewertung positiv Projektleiter und -team festgelegt Projektauftrag liegt vor Start des Projekts mit Kick-off Meeting Projektphase - Planung Start eigentlich auch vor dem eigentlichen Projektstart möglich Inhalt, Budget, Ressourcen, Qualität, Risiko, Kommunikation sind Planungsgegenstände Planen durch Projektleiter und sein Team Projektphase - Durchführung Planungsteil nimmt ab Änderungswünsche auf Machbarkeit überprüft Änderung fließen ins Projekt ein Kommunikation sehr intensiv Regelmäßige Meetings Projektphase - Kontrolle Parallel zur Durchführungsphase Projektleiter überwacht alles Einhaltung des Budgets, Termineinhaltung, priorisierte Aufgaben, löst Ressourcenkonflikte Projektleiter entscheidet Aufgabenabschluss Projektphase - Abschluss Übergabe aller benötigten Unterlagen und dem Produkt Kundendokumentation, Protokolle usw. Interner Abschluss mit Abschlussbericht, Evaluation des Projektablaufes, Archivieren der Projektunterlagen Wertschätzen der Arbeit des Projektteams Projektziele Ziel ist angestrebter Soll-Zustand Notwendig für Koordination, Motivation oder die Erfolgskontrolle (Soll-Ist-Vergleich) Formulierung der Ziele mit S.M.A.R.T – Analyse als Hilfsmittel Projektziele Specific (Spezifisch) Measureable (Messbar) Achievable (Akzeptiert) Reasonable (Realistisch) Time-bound (Terminiert) Projektziele Spezifisch: So klar und konkret wie möglich definieren Wer wird benötigt zur Zielerreichung? Wann soll das Ziel erreicht werden? Was genau soll erreicht werden? Warum soll das Ziel erreicht werden? Welche Hürden können auftreten? Projektziele Messbar: Messbaren Kriterien (Kennzahlen, Mengen oder Einhaltung von Standards/Normen) Ungünstige Formulierungen: “möglichst niedrige Kosten” “Erhöhung der Qualität” “Ausbau des Marktanteiles” Projektziele Akzeptiert: Steht auch für „angemessen“ oder attraktiv Ziel soll sinnvoll und motivierend sein Somit ziehen alle an einem Strang Gutes Gefühl beim Verfolgen des Ziels Projektziele Realistisch: Realistische Vorgehensweise und Ziele Keine utopischen Ziele setzen So Verhinderung von Frustration Motivation erhalten Projektziele Terminiert: Zeitlichen Rahmen definieren (Deadline) Terminierung ist auch Kontrollpunkt, ob das vorgegebene Ziel erreicht wurde Projektarten Bau- und Investitionsprojekte (Bauvorhaben o. Fabrikerweiterung) (F&E-) Projekte (Prototyp oder Medizin) Organisationsprojekte (Start-up) IT-Projekte (Software oder IT-Infrastruktur) Marketingprojekte (Kundenevents) Wissenstest Lösungen Richtig: B, C, D, E, F, G, H, I, J Quellen Dokument: Projektmanagement und Projektdefinitionen ID: 135