9.3 Genehmigungen und Freigabeverfahren

Kurz erklärt

Nicht jeder Service Request darf sofort ausgeführt werden.

Viele Leistungen verursachen Kosten, verändern Berechtigungen oder beeinflussen Sicherheit und Compliance.

Deshalb benötigen bestimmte Requests vor der Bearbeitung eine oder mehrere Genehmigungen.

Ziel ist es, Risiken zu reduzieren, Verantwortlichkeiten eindeutig festzulegen und gleichzeitig unnötige Wartezeiten zu vermeiden.

Warum Genehmigungen notwendig sind

Genehmigungen stellen sicher, dass eine angeforderte Leistung berechtigt, sinnvoll und zulässig ist.

Sie helfen dabei:

Eine Genehmigung bedeutet dabei nicht automatisch eine lange Bearbeitungszeit.

Gut definierte Standardprozesse können Genehmigungen weitgehend automatisieren.

Was ist eine Genehmigung?

Eine Genehmigung ist die formelle Zustimmung einer berechtigten Person oder Stelle zur Durchführung eines Service Requests.

Die Genehmigung bestätigt beispielsweise:

Erst danach beginnt – sofern erforderlich – die eigentliche Bearbeitung.

Nicht jeder Request benötigt eine Genehmigung

Viele Standardleistungen können ohne zusätzliche Freigabe bereitgestellt werden.

Beispiele:

Hier würde eine zusätzliche Genehmigung lediglich den Prozess unnötig verzögern.

Wann Genehmigungen sinnvoll sind

Eine Genehmigung ist häufig erforderlich bei:

Je höher Risiko oder Kosten, desto wichtiger wird eine Freigabe.

Typische Genehmigungsstellen

Je nach Organisation können unterschiedliche Stellen beteiligt sein.

Beispiele:

Anfrage Genehmigung
Notebook Vorgesetzter
Softwarelizenz Lizenzmanagement
Administratorrechte Informationssicherheit
SAP-Berechtigung Fachbereich
Cloud-Ressourcen Kostenstellenverantwortlicher
VPN-Zugang Vorgesetzter oder IT-Sicherheit
Mobiltelefon Einkauf oder Kostenstelle

Die zuständige Stelle sollte im Request Model eindeutig definiert sein.

Einfacher Genehmigungsprozess

Ein typischer Ablauf:

Benutzer stellt Request
          │
          ▼
Genehmigung erforderlich?
          │
     ┌────┴────┐
     │         │
    Nein      Ja
     │         │
     ▼         ▼
Bearbeitung   Genehmigung
     │         │
     └────┬────┘
          ▼
Bereitstellung
          │
          ▼
Request schließen

Nicht jeder Request durchläuft denselben Ablauf.

Mehrstufige Genehmigungen

Komplexere Requests können mehrere Freigaben benötigen.

Beispiel:

Ein Administratorzugang wird beantragt.

Mögliche Reihenfolge:

  1. Vorgesetzter
  2. Informationssicherheit
  3. Systemverantwortlicher

Erst nach allen Genehmigungen beginnt die technische Umsetzung.

Parallele Genehmigungen

Nicht alle Freigaben müssen nacheinander erfolgen.

Sind Genehmigungen unabhängig voneinander, können sie parallel eingeholt werden.

Vorteile:

Dies wird von vielen ITSM-Systemen unterstützt.

Genehmigungsregeln

Ein Request Model sollte eindeutig festlegen:

Klare Regeln vermeiden Rückfragen und Verzögerungen.

Genehmigung ist keine technische Prüfung

Die Genehmigung beantwortet in erster Linie organisatorische Fragen.

Beispiele:

Die technische Umsetzung erfolgt anschließend durch die zuständigen IT-Teams.

Ablehnung eines Requests

Nicht jeder Request wird genehmigt.

Mögliche Gründe:

Eine Ablehnung sollte dokumentiert und nachvollziehbar begründet werden.

Vertretungsregelungen

Genehmigungen dürfen nicht von einzelnen Personen abhängig sein.

Deshalb sollten Vertretungen definiert werden.

Beispiele:

Fehlende Vertretungen führen häufig zu langen Bearbeitungszeiten.

Fristen für Genehmigungen

Viele Organisationen definieren Zielzeiten.

Beispiele:

Genehmigung Zielzeit
Vorgesetzter 1 Arbeitstag
Lizenzmanagement 4 Stunden
Informationssicherheit 2 Arbeitstage
Einkauf 3 Arbeitstage

Werden Fristen überschritten, kann eine Erinnerung oder Eskalation erfolgen.

Automatische Genehmigungen

Einige Requests können automatisch genehmigt werden.

Beispiele:

Voraussetzung ist, dass alle Regeln bereits definiert wurden.

Bedingte Genehmigungen

Manche Genehmigungen hängen von Bedingungen ab.

Beispiele:

Sind die Bedingungen nicht erfüllt, entfällt die zusätzliche Freigabe.

Genehmigungen dokumentieren

Jede Genehmigung sollte nachvollziehbar gespeichert werden.

Typische Informationen:

Dadurch bleibt später nachvollziehbar, warum eine Leistung bereitgestellt wurde.

Genehmigungen und Compliance

Viele gesetzliche oder interne Vorgaben verlangen dokumentierte Genehmigungen.

Beispiele:

Eine fehlende Dokumentation kann später zu Problemen bei Audits führen.

Genehmigungen und Least Privilege

Das Prinzip der minimalen Berechtigung spielt eine wichtige Rolle.

Benutzer sollen nur die Rechte erhalten,

die sie tatsächlich benötigen.

Deshalb benötigen insbesondere folgende Requests häufig zusätzliche Genehmigungen:

Temporäre Berechtigungen

Nicht jede Berechtigung muss dauerhaft vergeben werden.

Beispiele:

Nach Ablauf sollte die Berechtigung automatisch entzogen werden.

Genehmigungen regelmäßig überprüfen

Genehmigungsprozesse sollten regelmäßig bewertet werden.

Fragen dabei:

Ein effizienter Prozess schützt die Organisation, ohne die Benutzer unnötig auszubremsen.

Praxisbeispiel

Ein Entwickler benötigt Administratorrechte auf seinem Notebook.

Der Ablauf:

  1. Entwickler stellt Request.
  2. Vorgesetzter bestätigt die Notwendigkeit.
  3. Informationssicherheit prüft das Risiko.
  4. IT vergibt die Berechtigung.
  5. Die Rechte gelten nur für zwei Wochen.
  6. Nach Ablauf werden sie automatisch entfernt.

So bleiben Sicherheit und Nachvollziehbarkeit gewährleistet.

Typische Fehler

Fehler 1

Jeder Request benötigt dieselben Genehmigungen.

Fehler 2

Genehmigungen sind nicht dokumentiert.

Fehler 3

Vertretungen fehlen.

Fehler 4

Genehmigungen verzögern Standardleistungen unnötig.

Fehler 5

Ablehnungen werden nicht begründet.

Fehler 6

Administratorrechte werden dauerhaft vergeben.

Fehler 7

Genehmigungsregeln sind unklar.

Fehler 8

Abgelaufene Berechtigungen werden nicht entfernt.

Fehler 9

Genehmigungen erfolgen außerhalb des ITSM-Systems und sind später nicht nachvollziehbar.

Fehler 10

Genehmigungsprozesse werden nie überprüft oder verbessert.

Checkliste Genehmigungen

Checkliste Berechtigungs-Requests

Bedeutung für Fachinformatiker für Systemintegration

Fachinformatiker setzen viele genehmigte Service Requests technisch um.

Typische Aufgaben:

Dabei müssen technische Umsetzung und dokumentierte Genehmigung immer zusammenpassen.

Zusammenfassung

Benutzer stellt Request

↓

Genehmigung erforderlich?

↓

Genehmiger prüfen Anfrage

↓

Freigabe oder Ablehnung

↓

Bereitstellung der Leistung

↓

Dokumentation

↓

Benutzer informieren

↓

Request abschließen

Merksätze

Nicht jeder Service Request benötigt eine Genehmigung.

Genehmigungen schützen Sicherheit, Budget und Compliance.

Standardleistungen sollten möglichst automatisiert freigegeben werden.

Administratorrechte sollten zeitlich begrenzt vergeben werden.

Genehmigungen müssen nachvollziehbar dokumentiert sein.

Verwandte Seiten

Quellen und Versionsstand

Offizielle Grundlagen

Einordnung

Die dargestellten Genehmigungsprozesse, Beispiele und Rollen sind herstellerneutrale Praxisempfehlungen. ITIL schreibt keine festen Genehmigungsstufen oder Freigabeworkflows vor. Organisationen definieren diese anhand ihrer Sicherheitsrichtlinien, Compliance-Anforderungen und Geschäftsprozesse.

Behandelter Framework-Stand: ITIL Version 5
Zusätzlich berücksichtigt: aktuelle ITIL-4-Practice-Guidance
Fachlicher Stand: August 2026

Revision #1
Created 2 August 2026 20:56:28 by Admin
Updated 2 August 2026 20:56:38 by Admin