2.2 SaaS-, CRM-, Projektmanagement- und Kollaborationssysteme

Unternehmen verwenden verschiedene Softwarearten für unterschiedliche Aufgaben.

Typische Systeme sind:

Eine Anwendung kann mehreren Kategorien gleichzeitig angehören.

Lernziele

Nach dieser Seite solltest du erklären können:

Software as a Service

SaaS bedeutet:

Software as a Service

Eine Software wird vom Anbieter betrieben und über das Internet bereitgestellt.

Die Nutzung erfolgt meistens über:

Typische SaaS-Beispiele:

Das Unternehmen muss normalerweise keine eigenen Anwendungsserver betreiben.

Aufgaben des SaaS-Anbieters

Der Anbieter übernimmt typischerweise:

Aufgaben des verwendenden Unternehmens

Die interne IT bleibt unter anderem verantwortlich für:

Der Anbieter betreibt die Plattform. Das Unternehmen verwaltet seine Benutzer, Daten und Zugriffsrechte.

CRM-System

CRM bedeutet:

Customer Relationship Management

Ein CRM-System verwaltet Kundenbeziehungen und Vertriebsprozesse.

Typische Inhalte:

Beispiel:

Information Inhalt
Kunde Musterfirma GmbH
Ansprechpartner Max Mustermann
Status Angebot wird erstellt
zuständige Person Vertriebsmitarbeiter
nächste Aufgabe Rückruf vereinbaren
Termin 20. Juli 2026

Ein CRM-System ist eine zentrale Kunden- und Vertriebsakte.

Typischer CRM-Ablauf

Neuer Interessent
      |
      v
Kontaktdaten erfassen
      |
      v
Beratungsgespräch dokumentieren
      |
      v
Angebot erstellen
      |
      v
Auftrag gewinnen oder ablehnen
      |
      v
Kundenbeziehung weiter betreuen

CRM-Systeme helfen dabei, dass Informationen nicht nur in persönlichen E-Mails oder einzelnen Dateien gespeichert werden.

Projektmanagement-System

Ein Projektmanagement-System organisiert Projekte und Aufgaben.

Typische Funktionen:

Beispiel:

Aufgabe Verantwortlich Frist Status
Anforderungen aufnehmen Projektleitung 20.07.2026 abgeschlossen
Benutzerkonten anlegen IT 22.07.2026 offen
Hardware vorbereiten IT-Support 23.07.2026 in Bearbeitung
Dokumentation erstellen Administration 24.07.2026 offen

Ein Projektmanagement-System organisiert Aufgaben, Zuständigkeiten, Fristen und Fortschritte.

Kollaborationssystem

Kollaboration bedeutet Zusammenarbeit.

Ein Kollaborationssystem unterstützt Mitarbeiter bei:

Typische Beispiele:

System Hauptfunktion
Slack Teamkommunikation
Microsoft Teams Chat, Besprechungen und Dateien
Google Workspace E-Mail, Kalender und Dokumente
Miro gemeinsame digitale Arbeitsfläche
Confluence Dokumentation und Wissensaustausch

Slack als Beispiel

Slack ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen.

Die Kommunikation erfolgt unter anderem über:

Beispiele für Kanäle:

#it-support
#projekt-solar
#allgemein
#vertrieb
#product-tech

Ein Kanal bündelt Nachrichten zu einem bestimmten Team oder Thema.

Slack kann außerdem Benachrichtigungen anderer Systeme anzeigen.

Beispiel:

Ein n8n-Workflow sendet eine Nachricht an den Kanal #it-support, wenn ein automatisierter Prozess fehlschlägt.

Unterschied der Systemarten

Systemart Hauptaufgabe
SaaS-System beschreibt die Bereitstellung als Onlinedienst
CRM-System verwaltet Kunden und Vertriebsprozesse
Projektmanagement-System verwaltet Projekte, Aufgaben und Termine
Kollaborationssystem unterstützt Kommunikation und Zusammenarbeit

Eine Anwendung kann mehrere Funktionen besitzen.

Beispiele:

Anwendung Einordnung
Zoho CRM CRM und SaaS
Asana Projektmanagement und SaaS
Slack Kollaboration und SaaS
Google Workspace Kollaboration, Kommunikation und SaaS
Microsoft Teams Kollaboration und SaaS

SaaS beschreibt die Bereitstellung. Die anderen Begriffe beschreiben den Einsatzzweck.

Benutzerkonten

Für jeden Mitarbeiter wird normalerweise ein persönliches Benutzerkonto angelegt.

Ein Benutzerkonto kann enthalten:

Gemeinsam verwendete Benutzerkonten sollten möglichst vermieden werden.

Nachteile gemeinsamer Konten:

Gruppen und Rollen

Benutzer werden häufig anhand ihrer Aufgaben in Gruppen oder Rollen eingeordnet.

Beispiele:

Gruppe oder Rolle Mögliche Berechtigung
Vertrieb Zugriff auf CRM-Kundendaten
IT-Support Benutzerkonten bearbeiten
Buchhaltung Zugriff auf Finanzsysteme
Projektleitung Projekte und Aufgaben verwalten
Mitarbeiter allgemeine Standardzugriffe
Administrator technische Systeme verwalten

Rollenbasierte Rechtevergabe wird auch als RBAC bezeichnet.

RBAC bedeutet:

Role-Based Access Control

Dabei werden Rechte anhand einer Rolle vergeben und nicht für jeden Benutzer einzeln zusammengestellt.

Least Privilege

Least Privilege bedeutet:

Jeder Benutzer erhält nur die Rechte, die er für seine Aufgaben benötigt.

Beispiele:

Vorteile:

Lizenzen

Viele SaaS-Systeme werden pro Benutzer und Monat bezahlt.

Die interne IT muss daher prüfen:

Beispiel:

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen.

Die IT sollte:

  1. den Zugang sperren
  2. aktive Sitzungen beenden
  3. Daten sichern oder übertragen
  4. Gruppenmitgliedschaften entfernen
  5. Lizenzen freigeben
  6. den Vorgang dokumentieren

Onboarding

Onboarding bezeichnet die technische Einrichtung eines neuen Mitarbeiters.

Typische Aufgaben:

Ein standardisierter Ablauf verhindert, dass wichtige Schritte vergessen werden.

Offboarding

Offboarding bezeichnet die technische Bearbeitung eines Mitarbeiteraustritts.

Typische Aufgaben:

Ein nicht vollständig durchgeführtes Offboarding kann ein erhebliches Sicherheitsrisiko darstellen.

Multi-Faktor-Authentifizierung

Bei der Multi-Faktor-Authentifizierung werden mindestens zwei unterschiedliche Faktoren benötigt.

Mögliche Faktoren:

Beispiel:

Passwort
   +
Bestätigung über eine Authenticator-App

MFA schützt Konten zusätzlich, wenn ein Passwort gestohlen wurde.

Single Sign-on

SSO bedeutet:

Single Sign-on

Ein Benutzer meldet sich zentral an und kann anschließend mehrere verbundene Anwendungen verwenden.

Beispiel:

Zentrale Anmeldung
       |
       v
Google Workspace
   /    |    \
  v     v     v
Slack  CRM  Projektmanagement

Vorteile:

Risiko:

Fällt das zentrale Konto aus oder wird es übernommen, können mehrere Systeme betroffen sein.

Audit-Logs

Audit-Logs protokollieren sicherheitsrelevante Aktionen.

Beispiele:

Audit-Logs helfen bei:

Vorteile von SaaS-Systemen

Risiken von SaaS-Systemen

Schatten-IT

Schatten-IT bezeichnet Software oder Dienste, die ohne Freigabe der IT verwendet werden.

Beispiel:

Ein Mitarbeiter erstellt selbstständig ein Konto bei einem Onlinedienst und lädt dort Unternehmensdaten hoch.

Mögliche Risiken:

Die IT sollte deshalb klare Prozesse für die Auswahl und Freigabe neuer SaaS-Anwendungen besitzen.

Verbindung verschiedener Systeme

SaaS-Systeme können über APIs miteinander verbunden werden.

Beispiel:

Zoho CRM
    |
    | neuer Kunde
    v
   n8n
  /   \
 v     v
Asana  Slack

Möglicher Ablauf:

  1. Im CRM wird ein neuer Kunde angelegt.
  2. Das CRM startet einen Webhook.
  3. n8n empfängt die Kundendaten.
  4. In Asana wird ein Projekt erstellt.
  5. In Slack wird das zuständige Team informiert.
  6. Das Ergebnis wird protokolliert.

Aufgaben der internen IT

Die interne IT übernimmt bei SaaS-Systemen unter anderem:

Systematische Fehlersuche

Wenn ein Benutzer keinen Zugriff auf ein SaaS-System besitzt:

  1. Ist das Benutzerkonto aktiv?
  2. Ist die richtige Lizenz zugewiesen?
  3. Ist der Benutzer in der richtigen Gruppe?
  4. Besitzt die Rolle ausreichende Rechte?
  5. Funktioniert die zentrale Anmeldung?
  6. Ist MFA korrekt eingerichtet?
  7. Wurde das Passwort oder Token geändert?
  8. Ist nur ein Benutzer oder das gesamte System betroffen?
  9. Gibt es eine bekannte Störung beim Anbieter?
  10. Welche Meldung steht im Audit-Log?

Wichtige Begriffe

Begriff Bedeutung
SaaS online bereitgestellte Software
CRM Verwaltung von Kundenbeziehungen
Kollaboration digitale Zusammenarbeit
Benutzerkonto persönliche Identität in einem System
Gruppe Zusammenfassung mehrerer Benutzer
Rolle Bündel bestimmter Berechtigungen
RBAC rollenbasierte Zugriffskontrolle
Least Privilege nur notwendige Rechte vergeben
Lizenz Nutzungsberechtigung für eine Software
Onboarding technische Einrichtung eines Mitarbeiters
Offboarding Entzug und Sicherung von Zugängen
MFA Anmeldung mit mehreren Faktoren
SSO zentrale Anmeldung für mehrere Systeme
Audit-Log Protokoll sicherheitsrelevanter Aktionen
Schatten-IT nicht freigegebene Software oder Dienste

Gesamtmerksatz

SaaS beschreibt die Bereitstellung einer Anwendung als Onlinedienst. CRM-Systeme verwalten Kunden, Projektmanagement-Systeme organisieren Aufgaben und Kollaborationssysteme unterstützen die Zusammenarbeit. Die interne IT bleibt für Benutzer, Rollen, Lizenzen, Sicherheit und Integrationen verantwortlich.

Kontrollfragen

Was bedeutet SaaS?

Software as a Service. Die Software wird als Onlinedienst bereitgestellt.

Was ist die Hauptaufgabe eines CRM-Systems?

Die Verwaltung von Kunden, Interessenten und Vertriebsprozessen.

Was verwaltet ein Projektmanagement-System?

Projekte, Aufgaben, Zuständigkeiten, Termine und Bearbeitungsstände.

Was ist ein Kollaborationssystem?

Eine Anwendung für Kommunikation und digitale Zusammenarbeit.

Was bedeutet RBAC?

Berechtigungen werden anhand einer Rolle vergeben.

Was bedeutet Least Privilege?

Benutzer und Anwendungen erhalten nur die tatsächlich benötigten Rechte.

Was ist Onboarding?

Die technische Einrichtung eines neuen Mitarbeiters.

Was ist Offboarding?

Das kontrollierte Entfernen von Zugängen und Berechtigungen beim Austritt.

Warum sind Audit-Logs wichtig?

Sie machen Änderungen, Zugriffe und sicherheitsrelevante Ereignisse nachvollziehbar.

Was ist Schatten-IT?

Software oder Dienste, die ohne Freigabe und Kontrolle der IT verwendet werden.

Quellen

Revision #1
Created 16 July 2026 23:28:27 by Admin
Updated 16 July 2026 23:28:42 by Admin