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Wirtschaftlichkeit beschreibt das Verhältnis zwischen dem erzielten Nutzen beziehungsweise Ertrag und den dafür eingesetzten Kosten beziehungsweise Mitteln.

Eine Lösung ist wirtschaftlich, wenn ihr Nutzen in einem angemessenen Verhältnis zu ihren Kosten steht.

Anschaffungskosten sind alle Kosten, die entstehen, um ein Produkt zu erwerben und betriebsbereit zu machen.

Dazu gehören:

• Kaufpreis
• Liefer- und Transportkosten
• Installationskosten
• Einrichtungskosten

Rabatte und Skonti vermindern die Anschaffungskosten.

Listeneinkaufspreis
- Rabatt
= Zieleinkaufspreis
- Skonto
= Bareinkaufspreis
+ Bezugskosten
= Bezugspreis beziehungsweise Einstandspreis

Der Bezugspreis gibt an, wie viel das beschaffte Produkt das Unternehmen tatsächlich kostet.

• Rabatt: Preisnachlass, der bereits beim Kauf gewährt wird
• Skonto: Preisnachlass für die Zahlung innerhalb einer festgelegten Frist

Das Skonto wird nach dem Rabatt vom Zieleinkaufspreis abgezogen.

Bei vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen gehört die Umsatzsteuer normalerweise nicht zu den Anschaffungskosten, weil sie als Vorsteuer geltend gemacht werden kann.

Für die Kostenberechnung werden deshalb in der Regel Nettopreise verwendet.

Die Gesamtkosten umfassen alle Kosten, die während der betrachteten Nutzungsdauer entstehen.

Gesamtkosten
= Anschaffungskosten
+ Betriebskosten
+ Lizenzkosten
+ Wartungs- und Supportkosten
+ Finanzierungskosten
+ Entsorgungskosten

Die Total Cost of Ownership (TCO) erfassen nicht nur den Kaufpreis, sondern alle direkten und indirekten Kosten während der gesamten Nutzungsdauer eines Systems.

Dazu gehören beispielsweise Anschaffung, Energie, Lizenzen, Wartung, Support, Ausfallzeiten und Entsorgung.

Betriebskosten entstehen während der Nutzung eines Systems.

Beispiele:

• Energie
• Wartung
• Support
• Verbrauchsmaterial
• laufende Lizenzgebühren
• Reparaturen

• Fixe Kosten: bleiben innerhalb eines bestimmten Zeitraums unabhängig von der Nutzung gleich
• Variable Kosten: verändern sich abhängig von Nutzung, Menge oder Leistung

Beispiele:

• fixe Kosten: monatliche Grundgebühr
• variable Kosten: Kosten pro Ausdruck oder verbrauchter Cloud-Ressource

Lizenzkosten entstehen für das Recht, eine Software zu verwenden.

Sie können einmalig oder regelmäßig anfallen, beispielsweise:

• Kauf einer dauerhaften Lizenz
• monatliches oder jährliches Abonnement
• Lizenz pro Benutzer oder Gerät
• nutzungsabhängige Lizenz

Finanzierungskosten entstehen, wenn eine Anschaffung nicht vollständig aus eigenen Mitteln bezahlt wird.

Dazu gehören insbesondere:

• Kreditzinsen
• Bearbeitungsgebühren
• sonstige Finanzierungskosten

Für jedes Angebot werden alle Kosten über denselben Zeitraum berechnet und anschließend verglichen.

Gesamtkosten
= einmalige Kosten
+ laufende Kosten über die Nutzungsdauer

Das Angebot mit dem niedrigsten Kaufpreis ist nicht automatisch das wirtschaftlichste Angebot.

• Kauf: Das Produkt wird bezahlt und geht in das Eigentum des Käufers über.
• Leasing: Das Produkt wird gegen regelmäßige Raten für eine festgelegte Zeit genutzt.
• Finanzierung: Der Kaufpreis wird mithilfe eines Kredits oder in Raten bezahlt.
• Pay-per-Use: Bezahlt wird entsprechend der tatsächlichen Nutzung.

Das Preis-Leistungs-Verhältnis beschreibt, welche Leistung oder welcher Nutzen für einen bestimmten Preis geboten wird.

Ein günstiges Angebot ist nicht automatisch besser, wenn es die geforderten Leistungen nicht erfüllt.

Die Nutzwertanalyse ist ein Verfahren zur Bewertung mehrerer Alternativen anhand gewichteter Kriterien.

Sie eignet sich besonders, wenn neben dem Preis auch qualitative Kriterien wie Leistung, Bedienbarkeit oder Support berücksichtigt werden sollen.

1. Alternativen festlegen.
2. Bewertungskriterien bestimmen.
3. Kriterien gewichten.
4. Punkte für jede Alternative vergeben.
5. Gewichtung mit der Punktzahl multiplizieren.
6. gewichtete Werte addieren.
7. Alternative mit dem höchsten Nutzwert ermitteln.

Die Summe aller Gewichtungen muss 100 % ergeben.

Teilnutzwert = Gewichtung × Bewertung

Gesamtnutzwert = Summe aller Teilnutzwerte

Beispiel:

Die Gewichtungen werden bei der Berechnung als Dezimalzahlen verwendet, beispielsweise 40 % = 0,40.

Bei der quantitativen Angebotsbewertung werden messbare und berechenbare Kriterien verglichen.

Beispiele:

• Preis
• Rabatt und Skonto
• Bezugskosten
• Betriebskosten
• Lieferzeit
• Energieverbrauch
• Nutzungsdauer

Bei der qualitativen Angebotsbewertung werden Eigenschaften beurteilt, die nicht allein durch den Preis dargestellt werden können.

Beispiele:

• Qualität
• Benutzerfreundlichkeit
• Zuverlässigkeit
• Support
• Garantiebedingungen
• Erweiterbarkeit
• Nachhaltigkeit

Eine vollständige Angebotsbewertung berücksichtigt:

• Erfüllung der Anforderungen
• Anschaffungs- und Gesamtkosten
• quantitative Kriterien
• qualitative Kriterien
• Liefer- und Zahlungsbedingungen
• Service und Support
• Risiken des Angebots

Das wirtschaftlichste Angebot ist nicht zwingend das Angebot mit dem niedrigsten Preis.

Bei einer Make-or-Buy-Entscheidung wird geprüft, ob eine Leistung selbst erstellt (Make) oder von einem externen Anbieter bezogen (Buy) werden soll.

Beispiel: Eine Anwendung selbst entwickeln oder eine Standardsoftware kaufen.

Quantitative Kriterien:

• Entwicklungs- oder Einkaufskosten
• Personal- und Betriebskosten
• Lizenzkosten
• Wartungs- und Supportkosten

Qualitative Kriterien:

• vorhandenes Fachwissen
• Qualität
• Datenschutz und Sicherheit
• Abhängigkeit vom Anbieter
• Anpassbarkeit
• Zeitbedarf
• Verfügbarkeit von Personal

Die kritische Menge ist die Menge, bei der die Gesamtkosten von Eigenfertigung und Fremdbezug gleich hoch sind.

Fixkosten Make + variable Kosten Make × Menge
=
Fixkosten Buy + variable Kosten Buy × Menge

Unterhalb oder oberhalb dieser Menge kann – abhängig von den Kostenwerten – eine der beiden Alternativen günstiger sein.

Der Break-even-Point ist der Punkt, an dem Erlöse und Gesamtkosten gleich hoch sind.

An diesem Punkt entsteht weder Gewinn noch Verlust.

Break-even-Menge
= Fixkosten ÷ (Verkaufspreis je Stück - variable Kosten je Stück)

Die Amortisationsdauer gibt an, nach welcher Zeit sich eine Investition durch Einsparungen oder Rückflüsse bezahlt gemacht hat.

Amortisationsdauer
= Anschaffungskosten ÷ jährliche Einsparung

Je kürzer die Amortisationsdauer, desto schneller rechnet sich die Investition.

Wertschöpfung ist der Wert, den ein Unternehmen durch seine eigene Leistung zusätzlich erzeugt.

Wertschöpfung
= Wert der erbrachten Leistung
- Wert der bezogenen Vorleistungen