2. Projektgrundlagen, Ziele, Rollen und Phasen
Was ist ein Projekt?
Ein Projekt ist ein Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.
Welche Merkmale hat ein Projekt?
Merkmale eines Projekts:
- Einmaligkeit
- Zielvorgaben
- zeitliche, personelle, finanzielle oder andere Begrenzungen
- Abgrenzung gegenüber anderen Projekten
- projektspezifische Organisation
Was sind Projektziele?
Projektziele beschreiben, welches Ergebnis mit dem Projekt erreicht werden soll.
Die Projektziele müssen möglichst klar formuliert sein, damit überprüft werden kann, ob das Projekt erfolgreich abgeschlossen wurde.
Welche drei Hauptziele besitzt jedes Projekt?
Jedes Projekt besitzt drei Hauptziele, die das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements bilden:
- Sachziel
- Terminziel
- Kostenziel
Was ist das Sachziel?
Das Sachziel beschreibt, was inhaltlich oder fachlich erreicht werden soll.
Es geht um das Projektergebnis.
Was ist das Terminziel?
Das Terminziel beschreibt, bis wann das Projekt oder einzelne Projektabschnitte abgeschlossen sein sollen.
Es geht um die Einhaltung der geplanten Termine.
Was ist das Kostenziel?
Das Kostenziel beschreibt, welche Kosten oder welches Budget für das Projekt eingehalten werden sollen.
Es geht um die Einhaltung des geplanten Kostenrahmens.
Was bedeutet das „Magische Dreieck“ des Projektmanagements?
Das „Magische Dreieck“ besteht aus:
- Sachziel
- Terminziel
- Kostenziel
Diese Ziele beeinflussen sich gegenseitig.
Wird ein Ziel verändert, kann das Auswirkungen auf die anderen Ziele haben.
Was ist die Projektstruktur?
Die Projektstruktur ist abhängig von Art und Umfang des Projektes.
In kleineren Projekten kann eine Person für Management und Durchführung zuständig sein.
Mittlere und große Projekte haben eine andere Struktur.
Welche Projektinstanzen können in einer Projektstruktur vorkommen?
In einer Projektstruktur können vorkommen:
- Lenkungsausschuss
- Gesamtprojektleitung
- Teilprojektleitung
- Projektteam
Welche Aufgaben hat der Lenkungsausschuss?
Der Lenkungsausschuss:
- erteilt den Projektauftrag
- gibt Projektziele und Projektplanung frei
- verfolgt den Projektfortschritt
- legt Projektprioritäten fest
- trifft Grundsatzentscheidungen im Projektablauf
Welche Aufgaben hat die Projektleitung?
Die Projektleitung:
- berichtet dem Projektausschuss
- ist zuständig für das Projektmanagement
- kann Teilprojekte an Teilprojektleiter übergeben
Welche Aufgaben eines Projektleiters kann man in der IHK-Prüfung nennen?
Mögliche Aufgaben eines Projektleiters:
- Planung des Projektes
- Ermittlung der erforderlichen Ressourcen
- Identifikation von Projektrisiken
- Zusammenstellung des Projektteams
- Festlegung von Verantwortlichkeiten
- Koordination der Arbeiten
- Kontrolle der Zielerreichung
- Verwaltung des Budgets
- Führen von Verhandlungen
- Lösen von Konflikten im Team
- Vorstellung des Projektergebnisses
- Dokumentation des Projektes
Welche Befugnisse muss ein Projektleiter haben?
Ein Projektleiter muss Befugnisse haben, um seine Leitungsaufgaben wahrnehmen zu können.
Mögliche Befugnisse:
- Entscheidungsbefugnis
- Weisungsbefugnis
- Informationsrecht
- Budgetverantwortung
- Ressourcenverantwortung
Was sind Phasen eines Projekts?
Phasen sind Abschnitte eines Projekts.
Sie dienen dazu, ein Projekt übersichtlich zu gliedern und wichtige Zwischenergebnisse zu kontrollieren.
Welche Projektphasen sollte man kennen?
Wichtige Projektphasen sind:
- Projektinitialisierung
- Projektplanung
- Projektsteuerung
- Projektführung
- Projektinformation und Projektdokumentation
- Projektabschluss
Was ist ein Meilenstein?
Ein Meilenstein ist ein wichtiger Punkt im Projektablauf.
An einem Meilenstein wird geprüft, ob ein bestimmtes Zwischenergebnis erreicht wurde.
Wofür werden Meilensteine genutzt?
Meilensteine werden genutzt, um den Projektfortschritt zu kontrollieren.
Sie helfen dabei, Entscheidungen im Projektverlauf zu treffen.
Was passiert in der Projektinitialisierung?
In der Projektinitialisierung wird die Projektidee konkretisiert und mit Informationen angereichert.
Sie dient als Entscheidungsgrundlage, ob es sich lohnt, dieses Projekt durchzuführen oder andere Projekte bevorzugt werden.
Die Projektinitialisierung endet mit Projektauftrag / Projektfreigabe.
Was passiert in der Projektplanung?
In der Projektplanung wird geklärt, was alles notwendig ist, um das Projektziel zu erreichen.
Der Projektstrukturplan dient als Entwicklungs- und Darstellungsinstrument für die Aufgabenbestimmung.
Daraus ergeben sich Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung.
Was passiert in der Projektsteuerung?
In der Projektsteuerung wird das Projekt auf Kurs gehalten.
Dazu werden relevante Informationen für den Projektstatus gesammelt und mit den Planwerten verglichen.
Bei Abweichungen sind Ursachenforschung und Steuerungsmaßnahmen notwendig.
Was passiert in der Projektführung?
Projektführung umfasst die Schaffung, Erhaltung und Weiterentwicklung des Projektteams.
Führungsqualitäten und der Umgang mit Menschen sind zentrale Bausteine für den Projekterfolg.
Was gehört zur Projektinformation und Projektdokumentation?
Eine gute Informationspolitik ist sehr wichtig.
Informationen müssen sowohl nach oben als auch nach unten weitergegeben werden.
Die Projektdokumentation hält den Projektverlauf fest und sorgt für die Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse.
Auch Lösungskonzepte und Evaluationsberichte können enthalten sein.
Was passiert beim Projektabschluss?
Beim Projektabschluss werden alle Aufgaben für die Übergabe des Projektes an den Auftraggeber erledigt.
Dazu gehören:
- Übergabe des Projektes an den Auftraggeber
- Auflösen des Teams
- Sicherstellen der weiteren Betreuung des Projektresultats
- Analyse des Projektes
- Lessons Learned
Welche Teamphasen sollte man kennen?
Wichtige Teamphasen sind:
- Forming
- Storming
- Norming
- Performing
Was bedeutet Storming?
Storming ist die Auseinandersetzungs- und Streitphase.
Was bedeutet Norming?
Norming ist die Regelungs- und Übereinkommensphase.
Was bedeutet Performing?
Performing ist die Arbeits- und Leistungsphase.