Projektmanagement

Projektmanagement ist die Anwendung von Wissen, Fähigkeiten, Methoden, Werkzeugen und Techniken, um die Anforderungen und Ziele eines Projekts zu erfüllen.

Das Projektmanagement soll die Projektziele innerhalb der vorgegebenen Rahmenbedingungen erreichen:

• Zeit
• Kosten
• Leistung und Qualität
• verfügbare Ressourcen

Ein Projekt besitzt typischerweise folgende Merkmale:

• klare Zielvorgabe
• zeitliche Begrenzung
• begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen
• projektspezifische Organisation
• Einmaligkeit
• Komplexität

1. Initiierung: Ziele, Anforderungen und Stakeholder bestimmen sowie Projektauftrag erstellen
2. Planung: Termine, Aufgaben, Ressourcen, Kosten und Risiken planen
3. Durchführung: geplante Projektarbeiten umsetzen und Ressourcen koordinieren
4. Überwachung und Steuerung: Fortschritt kontrollieren, Abweichungen erkennen und Maßnahmen einleiten
5. Abschluss: Ergebnisse übergeben, Projekt abnehmen und Erfahrungen dokumentieren

• Traditionell: Projektphasen werden weitgehend nacheinander durchgeführt, beispielsweise beim Wasserfallmodell.
• Agil: Ergebnisse werden schrittweise und wiederholt entwickelt. Änderungen können flexibel berücksichtigt werden.
• Hybrid: Traditionelle und agile Vorgehensweisen werden miteinander kombiniert.

Beispiele für agile Frameworks und Methoden: Scrum und Kanban

• Gantt-Diagramm: stellt Aufgaben und Termine als Zeitplan dar
• Netzplan: zeigt die Reihenfolge und Abhängigkeiten von Vorgängen
• Kanban-Board: visualisiert Aufgaben und ihren Bearbeitungsstatus
• Risikomanagement: ermittelt und bewertet mögliche Projektrisiken
• Projektmanagementsoftware: unterstützt Planung, Durchführung und Kontrolle

Beispiele: Microsoft Project, Trello, Asana, Jira und Monday.com

Risikomanagement umfasst das Identifizieren, Analysieren, Bewerten und Überwachen von Risiken sowie die Planung geeigneter Gegenmaßnahmen.

Projektziele sollten nach der SMART-Regel formuliert werden:

• S – spezifisch: eindeutig beschrieben
• M – messbar: anhand festgelegter Kriterien überprüfbar
• A – attraktiv oder akzeptiert: sinnvoll und von den Beteiligten angenommen
• R – realistisch: mit den verfügbaren Mitteln erreichbar
• T – terminiert: mit einem festen Zeitpunkt versehen

• Auftraggeber: beauftragt das Projekt und nimmt das Ergebnis ab
• Projektleiter: plant, koordiniert, überwacht und steuert das Projekt
• Projektteam: führt die geplanten Projektarbeiten aus
• Stakeholder: Personen oder Gruppen, die das Projekt beeinflussen oder von seinen Ergebnissen betroffen sind

Ein Meilenstein ist ein wichtiges Ereignis oder ein festgelegter Kontrollpunkt im Projekt. Er besitzt keine eigene Dauer, sondern kennzeichnet das Erreichen eines Ergebnisses oder einer Entscheidung.

• Projektstart
• Freigabe des Projektplans
• Abschluss einer Entwicklungsphase
• Abschluss einer Testphase
• Projektabnahme
• Projektabschluss

Meilensteine dienen:

• der Kontrolle des Projektfortschritts
• als Entscheidungs- und Freigabepunkte
• der Überprüfung von Risiken
• der Anpassung des weiteren Projektverlaufs

• Einhaltung von Terminen
• Kontrolle der Projektkosten
• Sicherstellung der geforderten Qualität
• klare Kommunikation zwischen den Beteiligten
• Umgang mit Änderungen und Risiken
• Verfügbarkeit benötigter Ressourcen

• klare und messbare Ziele festlegen
• Zuständigkeiten eindeutig bestimmen
• Stakeholder frühzeitig einbeziehen
• Fortschritt regelmäßig überprüfen
• Risiken frühzeitig erkennen
• Änderungen dokumentieren
• Projekterfahrungen für zukünftige Projekte festhalten

Das magische Dreieck beschreibt die gegenseitige Abhängigkeit von:

• Zeit: Wann muss das Projekt abgeschlossen sein?
• Kosten: Welches Budget steht zur Verfügung?
• Leistung und Qualität: Was soll in welcher Qualität entstehen?

Wird eine Größe verändert, wirkt sich dies normalerweise auf mindestens eine der anderen Größen aus.

Bei der reinen Projektorganisation arbeiten die Projektmitglieder für die Dauer des Projekts überwiegend oder vollständig im Projekt. Der Projektleiter besitzt weitreichende Weisungs- und Entscheidungsbefugnisse.

Vorteile:

• klare Zuständigkeiten
• schnelle Entscheidungen
• starke Konzentration auf das Projekt

Nachteile:

• hohe Ressourcenbindung
• mögliche Schwierigkeiten bei der Rückkehr in die Linienorganisation

Bei der Matrixorganisation arbeiten die Beschäftigten gleichzeitig im Projekt und in ihrer Fachabteilung. Sie unterstehen sowohl dem Projektleiter als auch dem Abteilungsleiter.

Vorteile:

• flexibler Ressourceneinsatz
• Fachwissen bleibt in den Abteilungen erhalten
• gute Zusammenarbeit zwischen Projekt und Fachabteilungen

Nachteile:

• mögliche Kompetenzkonflikte
• höherer Abstimmungsaufwand
• Mehrfachunterstellung der Beschäftigten

Bei der Stabs-Projektorganisation unterstützt und koordiniert der Projektleiter das Projekt, besitzt aber keine direkte Weisungsbefugnis gegenüber den Fachabteilungen.

Vorteile:

• geringer organisatorischer Aufwand
• flexible Nutzung vorhandener Fachkräfte
• geringe Veränderung der bestehenden Organisation

Nachteile:

• geringe Autorität des Projektleiters
• langsame Entscheidungsprozesse
• Abhängigkeit von den Fachabteilungen