Projektmanagement und Projektdefinitionen

Das Projekt

Dozent: Nico Assmus

Übersicht

• Projektdefinition
• Merkmale eines Projekts
• Projektstruktur
• Phasen / Meilensteine eines Projekts
• Projektziele
• Projektarten

Projektdefinition

• DIN69901
• Vorhaben, welches im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Merkmale eines Projekts

• Einmaligkeit
• Zielvorgaben
• Zeitliche, personelle, finanzielle oder andere

Begrenzungen

• Abgrenzung gegenüber anderen Projekten
• Projektspezifische Organisation

Projektstruktur

• Abhängig von Art und Umfang des Projektes
• 1 Person für Management und

Durchführung in kleineren Projekten

• Mittlere und große Projekte haben eine andere Struktur Projektstruktur

Projektstruktur

• Lenkungsausschuss:
• Erteilung des Projektauftrages und

Freigabe der Projektziele und -planung

• Verfolgt Projektfortschritt
• Legt Projektprioritäten fest
• Trifft Grundsatzentscheidungen im

Projektablauf

Projektstruktur

• Projektleitung:
• Berichtet dem Projektausschuss
• Zuständig für das Projektmanagement
• Teilprojekte können Teilprojektleiter haben

Projektstruktur

• Projektteam:
• Arbeiten am Projekt
• Geben Probleme an Projektleitung weiter

Projektphasen

• Projekt zeitlich zu strukturieren
• Zur Erhaltung der Übersicht
• Jede Phase in einem abgeschlossenen

Zeitraum

• Unterschiedliche Gestaltung der Phasen abhängig vom Auftrag, Größe oder Branche

Projektphasen

• Projektstart
• Projektplanung
• Projektdurchführung
• Projektkontrolle
• Projektabschluss

Projektphasen / Meilensteine

• Meilensteine am Ende jeder Phase

(Hauptmeilensteine)

• Zusätzliche (Zwischen) Meilensteine je nach

Projektgröße möglich

• Sind auch Entscheidungspunkte
• 3 Entscheidungsmöglichkeiten: Projektphasen / Meilensteine

1. Entscheidungsmöglichkeit:

Alle bisherigen Aktivitäten befinden sich im vorgegebenen Zeitplan und somit kann die Phase abgeschlossen werden und das Projekt wie geplant fortgesetzt werden. Projektphasen / Meilensteine 2. Entscheidungsmöglichkeit:

Einige Aktivitäten weisen in den relevanten Größen (Kosten, Termine, Ergebnisse) Abweichungen auf und müssen nachgebessert werden um die Phase abschließen zu können. Projektphasen / Meilensteine 3. Entscheidungsmöglichkeit:

Es sind Ergebnisse eingetreten, die eine sinnvolle Projektfortsetzung unmöglich erscheinen lassen, das Projekt wird gestoppt und ggf. ganz eingestellt oder unter neuen Rahmenbedingungen völlig neu aufgestellt

Projektphase - Start

• Bewerten des Bedarfs und Nutzen des

Projekts

• Projektinitiierung wenn Bewertung positiv
• Projektleiter und -team festgelegt
• Projektauftrag liegt vor
• Start des Projekts mit Kick-off Meeting

Projektphase - Planung

• Start eigentlich auch vor dem eigentlichen

Projektstart möglich

• Inhalt, Budget, Ressourcen, Qualität, Risiko,

Kommunikation sind Planungsgegenstände

• Planen durch Projektleiter und sein Team

Projektphase - Durchführung

• Planungsteil nimmt ab
• Änderungswünsche auf Machbarkeit

überprüft

• Änderung fließen ins Projekt ein
• Kommunikation sehr intensiv
• Regelmäßige Meetings

Projektphase - Kontrolle

• Parallel zur Durchführungsphase
• Projektleiter überwacht alles
• Einhaltung des Budgets, Termineinhaltung, priorisierte Aufgaben, löst

Ressourcenkonflikte

• Projektleiter entscheidet Aufgabenabschluss

Projektphase - Abschluss

• Übergabe aller benötigten Unterlagen und

dem Produkt

• Kundendokumentation, Protokolle usw.
• Interner Abschluss mit Abschlussbericht, Evaluation des Projektablaufes, Archivieren

der Projektunterlagen

• Wertschätzen der Arbeit des Projektteams

Projektziele

• Ziel ist angestrebter Soll-Zustand
• Notwendig für Koordination, Motivation oder

die Erfolgskontrolle (Soll-Ist-Vergleich)

• Formulierung der Ziele mit S.M.A.R.T – Analyse als Hilfsmittel

Projektziele

• Specific (Spezifisch)
• Measureable (Messbar)
• Achievable (Akzeptiert)
• Reasonable (Realistisch)
• Time-bound (Terminiert)

Projektziele

• Spezifisch:
• So klar und konkret wie möglich definieren
• Wer wird benötigt zur Zielerreichung?
• Wann soll das Ziel erreicht werden?
• Was genau soll erreicht werden?
• Warum soll das Ziel erreicht werden?
• Welche Hürden können auftreten?

Projektziele

• Messbar:
• Messbaren Kriterien (Kennzahlen, Mengen

oder Einhaltung von Standards/Normen)

• Ungünstige Formulierungen:

• “möglichst niedrige Kosten”

• “Erhöhung der Qualität”

• “Ausbau des Marktanteiles”

Projektziele

• Akzeptiert:
• Steht auch für „angemessen“ oder attraktiv
• Ziel soll sinnvoll und motivierend sein
• Somit ziehen alle an einem Strang
• Gutes Gefühl beim Verfolgen des Ziels

Projektziele

• Realistisch:
• Realistische Vorgehensweise und Ziele
• Keine utopischen Ziele setzen
• So Verhinderung von Frustration
• Motivation erhalten

Projektziele

• Terminiert:
• Zeitlichen Rahmen definieren (Deadline)
• Terminierung ist auch Kontrollpunkt, ob

das vorgegebene Ziel erreicht wurde

Projektarten

• Bau- und Investitionsprojekte (Bauvorhaben

o. Fabrikerweiterung)

• (F&E-) Projekte (Prototyp oder Medizin)
• Organisationsprojekte (Start-up)
• IT-Projekte (Software oder IT-Infrastruktur)
• Marketingprojekte (Kundenevents) Wissenstest

Lösungen

• Richtig: B, C, D, E, F, G, H, I, J

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Quellen

• Dokument: Projektmanagement und Projektdefinitionen
• ID: 135